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Q95 帳簿書類の「保存義務」は何年?

Q95 帳簿書類の「保存義務」は何年?

事業を続けていくと・・どんどんたまってくる「帳簿書類」。
いつまで保管しとかないといけないの?って思ったことはありませんか?
税法上、「帳簿書類」の保存期限は、きちんと定められています。
ただし、「保存期限」は、法人と個人事業主で微妙に異なっています。

 

1. 帳簿書類って?

そもそも「帳簿書類」とは・・以下のことをいいます。

帳簿 総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、
固定資産台帳、売上帳、仕入帳など
書類 ● 証憑類
 (取引証拠となる書面で、請求書、領収書、納品書、見積書等)
● 決算書類
 (貸借対照表・損益計算書等)
● その他
 (契約書、注文書、領収書、棚卸表、預金通帳、小切手・手形帳控、
  振込依頼書など)

 

2. 法人の場合

 

(1) 原則的な保存期限

確定申告書の提出期限から7年間となります。

(例)

決算年度 確定申告書提出期限 帳簿保存期限
平成22年3月期 平成22年5月末 平成29年5月31日

 

(2) 例外

青色申告の場合は、以下の例外があります。(繰越欠損金の期限延長の影響)

 

● 平成20年4月1日以後に終了した事業年度に欠損金がある場合
  ⇒保存期間 9年間。

● 平成30年4月1日以後に開始する欠損金の生ずる事業年度
  ⇒保存期間 10年間

 

(例)

決算年度 確定申告書提出期限 帳簿保存期限
平成22年3月期が赤字の場合(青色申告) 平成22年5月末 平成31年5月31日

帳簿保存期限の原則期間(7年間・平成29年5月まで)の間に、平成22年3月期に発生した繰越欠損金が「既に利用済」の場合は、原則どおり7年間の保存で構いません。

 

3. 個人事業主の場合

重要書類は7年間、その他の書類は5年間です。

青色申告、白色申告別にまとめると以下の通りです。
(2014年1月より、白色申告者についても、「帳簿の記帳」と「帳簿書類の保存が義務づけられています)

 

(1) 青色申告の場合
帳簿
(仕訳帳や総勘定元帳など)
7年となります
決算関係書類
(損益計算書、貸借対照表、棚卸表など)
現金預金取引等の関係書類
(領収書、小切手帳、預金通帳、借用証など)(※)
その他の書類
(請求書・見積書、契約書、納品書、送り状など)
5年となります

(※)前々年分の所得が300万円以下の場合は5年

 

(2) 白色申告の場合
収入金額や必要経費が記載してある帳簿 7年となります
それ以外の帳簿・書類(領収書や請求書など)は5年間保存 5年となります

 

4. 帳簿保存期間を守らなかった場合は?

保存期間を守らなかった場合・・どうなるんでしょうか?
影響の大きそうなところをまとめておきます。

 

(1) 消費税

消費税への影響が一番大きいと思います。消費税上、「仕入税額控除」の適用を受ける要件として、「帳簿書類の保存」が義務付けられています(簡易課税を除く)。
つまり、帳簿保存していない期間は、仕入税額控除が認められない可能性があります。

仮に仕入税額控除が認められない場合は・・・消費税の追徴額が恐ろしい額になってしまいます。正直かなり怖いです。

 

(2) 青色申告の取消

青色申告の要件として「帳簿書類の保存」が要件となります。したがって、帳簿保存されていない場合は、「青色申告」が取り消されます。

青色申告が取り消された場合の一番のデメリットは、「欠損金の繰越」が否認されることでしょうね。
過去に繰り越した欠損金を利用していた場合は、追徴される可能性があります。

 

(3) 各種恩典が受けられない

個人事業主では、各種の所得控除などが受けられない場合があるようです。

 

5. 帳簿保存方法は?

 

(1) 原則 紙保存

紙ベースでの保存が原則となります。
とはいっても・・実務上は、税務調査の際に「直近でまとめて打ち出す」場合も、必ずしも×とは言われないようですね。

ただし・・会計ソフトのバージョンアップがあった場合、過去の書類が開けなくなるケースがありますので、最低限のリスクヘッジとしてPDFでの保存をお勧めします。

 

(2) 例外 電子データ保存

一部の帳簿書類については、電子データ保存(サーバーやDVDなど)も認められます。紙に出力する必要がなくなりますので、管理コスト削減につながりますね。ただし、事前に税務署に「申請書」を提出する必要があります。

 

参照URL

(法人税法 帳簿書類等の保存期間及び保存方法)
https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/hojin/5930.htm

(所得税法 記帳や帳簿等保存・青色申告)
https://www.nta.go.jp/publication/pamph/koho/kurashi/html/01_2.htm

(消費税法 帳簿の記載事項と保存)
https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6621.htm

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