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「特別徴収」とは、「個人住民税」の納税方法の1つです。
個人住民税を、給料を支払う法人が給料から天引きし、天引きした法人が市役所に収める納税方法です。
一方、個人（従業員）が、自ら市役所に納税する方法は「普通徴収」と呼ばれます。
 

個人住民税の納税方法は、原則的に、「特別徴収」になりますので、サラリーマンの方は、おおむね「特別徴収」の方法により、法人が「個人住民税」を納税しているのではないでしょうか。
 

今回は、「特別徴収」に関する法人側の手続につき、入社時、退社時に分けてまとめます。

 

１． 入退社に関する市町村への届け出手続

毎年５月に、従業員がその年度の１月１日に住民票があった市町村より、当年６月～翌年５月までの各月の納付額が通知されます（特別徴収税額通知書）。会社は、当該通知書をもとに、従業員の給与から天引きして住民税を預かります。
逆に言うと・・入社があった場合は、市町村に「届け出」をしないと、特別徴収税額通知書が届かない、退職があった場合は、届いてしまう・・ことになります。
 

２． 入社した場合の手続

（１） 特別徴収切替依頼書の提出

従業員が入社した場合、法人は、個人住民税を「特別徴収」に切り替える手続として、各市役所に「特別徴収切替依頼書」を提出します。ただし、従業員が、前職退職時に「特別徴収引継」を選択している場合は、前職の法人で作成された「異動届出書」に追加事項部分を記載し、市役所に提出することで「特別徴収」が引き継がれます。

 

下記以外（新入社員も含む）	「特別徴収切替依頼書」を作成。なお、前職場から給与所得者異動届出書が送られてこない場合は、普通徴収に切り替わっているため、こちらとなります。
特別徴収引継を選択	前職の法人が作成した「異動届出書」に、転職先の法人が追加事項を記載し、市役所に提出（※）

（※）退職時に旧勤務先が「給与所得者異動届出書」の上段を記載し、転職先法人で下段部分を記入して市役所に提出
（退職日の翌月10日まで）。

なお、「特別徴収切替通知書」や「異動届出書」を提出した場合でも、以下の場合は、次の6月まで（新年度住民税の徴収開始月）、特別徴収する住民税額はゼロになります。
　●普通徴収で第４期分まですべて支払済の場合
　●前職退職時に住民税が一括徴収されている場合（1月～5月の退職、6月～12月の退職で一括徴収を希望した場合等）
　●前年住民税がゼロの場合（新卒入社など）

 

（２） 特別徴収切替依頼書に記載する事項

 

 

① 特別徴収開始予定月
特別徴収の開始月（＝給与明細から天引きする月）を記載します。
ただし、切替依頼書の提出期限がありますので、事前に各市役所に期限を確認しておく方が安全です。
（市によって異なる。神戸市は開始月前々月15日必着）

 

以下の場合は、たとえ「特別徴収」に切り替えた場合でも、来年6月まで（新年度住民税の徴収開始月）、特別徴収する住民税額はゼロになります。
　●退職した前職の会社で「未納住民税を一括徴収済」の場合
　●普通徴収で第4期分まですべて支払済の方の場合

 

② 普通徴収納付済額・残税額
市役所によっては、「普通徴収納付済額」の記載が求められる場合があります。
この欄には、従業員が、その時点までに「普通徴収納付済の金額や期」を記載します。
普通徴収の納期限は第1期～4期までとなっており、従業員入社の際、普通徴収で何期分まで納付済みか？を確認しておく必要があります（「普通徴収納税通知書」で確認可能）。
 

なお、普通徴収の納期限を過ぎた部分は、特別徴収できません。
期日超過分は、従業員自身が普通徴収で納付する必要があります。

（普通徴収の納期限～）

１期	6月末
２期	8月末
３期	10月末
４期	翌年1月末

（３） 給与天引き＆納税

「特別徴収切替依頼書」を提出すると、後日市役所から「税額通知書」が送付されます。
「税額通知書」には、各月の特別徴収額が記載されていますので、これをもとに、各人の給与明細から住民税を天引きし、天引きした住民税は、翌月10日までに市役所に支払います。
ちなみに・・「税額通知書」到着前でも、市役所に電話すれば金額は教えてくれるようです。

 

（４） 特別徴収での月々の税額

毎月の「特別徴収額」は、特別徴収に切り替える「税額総額」を、「徴収する月数」で割って算定されます。
例えば、8月から特別徴収を開始する場合は、8月～翌年5月までの10か月で割った金額が、毎月の特別徴収額となります（100円未満の端数は最初の月分に加算）。

 

３． 退職した場合の手続

（１） 給与所得者異動届出書の提出

従業員が退職した場合、翌月10日までに、各市役所に「給与所得者異動届出書」を提出します。
なお、退職社員の再就職先が決まっている場合は、「給与所得者異動届出書」を転職先に送付し、新しい職場が追記の上、各市役所に提出することで「特別徴収」を引き継ぐことが可能です
（新しい職場での提出期限も、翌月10日まで）。

 

 

（２） 未納税額の取扱い

従業員が退職する場合は、「特別徴収未納額」の取扱いに留意する必要があります。
未納額の取扱いは、退職月によって異なります（「特別徴収引継」の場合は除く）。

退職月	原則的な取扱い	具体例
1～5月	残り分を一括徴収（※1）	例えば、2月退職であれば、2月～5月の4か月分を、退職月の給与から一括で天引きして市町村に納付します。
6月～12月	退職月まで特別徴収。翌月から普通徴収切替（※2）	例えば、６月退職であれば、６月発生給与（最終支払給与）までは通常通り特別徴収。退職月以降が普通徴収となります。

（※1）退職金や給料を超える金額の場合は、普通徴収も認められる。
（※2）本人希望で一括徴収も可能。

 

４． 休職・転勤の場合

従業員が休職する場合や、転勤等により役所が変わる場合も、「給与所得者異動届出書」を、市町村に提出します。
休職の場合は、当面給与の支払が発生しないことになるため、特別徴収の取扱いは、退職時と同様になります。
未納額を給与から一括徴収するか、納税者個人が普通徴収で納めるかの選択枝となります。

 

５． 特別徴収の納期特例

特別徴収は、原則、給与天引きした翌月10日が納期限となりますが、事前申請を要件に、納期が年２回に短縮される「住民税特別徴収の納期特例」の制度があります。詳しくは「Q17」をご参照ください。